一个外企女秘书的日记-第14章

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！


行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点，也不要把领导真正想要的东西给弄丢了。

…
带泥的洋葱（1）
…


　　十月某日
　　上午秘书科的事不是很多，孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作，手头的事不多，我也在一旁跟着学。
　　“小石，整理来访客人名单，不能按客人的姓氏笔画排列，而要按他所在公司的笔画顺序排列。”
　　孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。
　　“为什么？”
　　“是这样的，这些来访的客人，是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他们现在所在的公司；但是，他们的公司则有可能是我们公司永久的客户，所以我们的重点是应该记住他们的公司，因此，在整理来客名录时，应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是，北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名，首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的，注册资金１０００万元人民币，主要业务是代理销售我们东岩公司的产品，平均每年的销售额在４００万元人民币左右，他们的董事长兼总经理叫李明，是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”
　　小石轻轻地叹了口气，她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字，在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存，就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我，在秘书专科学校，也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。
　　孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风，真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平？
　　中午，天空突然乌云密布，暴风雨似乎马上就要来临。
　　下午一上班，投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料，要我赶紧送给孙总，说孙总催着要。
　　也许是时间太急，投资部送来的材料中不仅有错别字，还有一些语法上的错误，如“非要……不可”的句子，像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了；于是，我把材料的文字稍为润色了一遍，重新打印送给孙总。
　　孙总将材料翻了翻，就皱起眉头说：“小于，这份材料你加工处理过，是吧？”
　　“是的，”我不清楚孙总问这话的意思，“我只是对其中的文字润色了一下。”
　　“小于，你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况，但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员，管理人员的年龄结构如何，知识结构如何，管理、开发和销售各占什么比例，他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况，而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号，你知道吗？”
　　孙总的脸越拉越长。
　　“小于，我是经理，你是秘书，所以，我希望你做我的眼睛，做我的耳朵，甚至做我的手和脚，但我不希望你做我的大脑！哪些材料有用，哪些材料没用，由我自己的大脑来判断？把我的大脑留给我，好吗？”
　　窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子，孙总态度缓和了一些：“是不是投资部把材料给你的时候，就是这个样子？可能主要责任不在你。这样吧，你去把投资部的李部长叫来，我要听取他的口头汇报。”
　　投资部的人汇报完毕，我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子，问我怎么回事，我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说：“小于，当秘书没有不出现差错的，不要紧。问题是，你知道问题出在哪里吗？”
　　我没吱声。孙总的批评没错，但我总觉得自己委屈。
　　“小于，我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时，我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽，你们有兴趣听吗？”
　　她俩马上凑了过来。
　　“事情是这样的。一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么？原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”


…
带泥的洋葱（2）
…


　　我明白了孟姐这个故事的真正含义。
　　“老板为什么要训秘书？就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。所以，作为一项重要的日常性工作，我们秘书在为领导收集信息材料之前，一定要弄清领导的真正意图。在了解领导的真正意图的基础上，再对我们收集的材料进行鉴别、筛选和整理分析。如果暂时还不了解，就宁肯让材料粗一点；如果过于加工，就有可能把材料中最有价值的部分给弄丢，使领导很难利用这些信息作出决策。秘书为领导收集信息，一定要注意这么几条原则：第一，是不要生吞活剥。不管你收集到什么样的信息，一定要先在自己脑子里打几个问号，这事怎么发生的，为什么是这样。第二，是不要自我发挥。有时收集到的信息不是那么完整，秘书为了完整，便发挥自己的想像力，使材料变得‘完整’。其实，领导往往自己能根据这些零碎的信息，基本把握事情的大概，而你的想当然，则有可能误导领导。第三是保持不偏不倚，不要先入为主。”
　　“可这老板为什么不把买洋葱的真正目的告诉秘书呢？”小石还是对孟姐说的故事感兴趣，“不就是一句话的事吗？”
　　“你的意思是，老板事事都要向秘书请示和汇报？芽”玛丽似乎非常喜欢跟小石抬杠。
　　“领导与秘书之间，的确应该经常进行交流。”孟姐说，“但每个领导都有自己的思维方式和工作习惯，做秘书的不能强求，只能是要求自己尽可能地去适应领导。所以，做好秘书工作的关键是多用心。比方，用心观察领导平时比较关注哪些问题；用心思考领导关心这些问题真正目的。如果真正用心，秘书工作并不难做。比方天津农星公司这个问题，公司常务会已经讨论过两次了。如果条件合适，我们公司就投资控股。孙总的意图实际是很明显的。”
　　我感到自己的脸在发烧。


…
ＳＧ的含义（1）
…


　　十月某日
　　今天一整天，天空中的乌云压得特别低，低得似乎让人们都不敢大声喘气；风，使劲地刮，把树枝吹得呜呜直叫，看着让人想替它们大哭一场。真是山雨欲来风满楼。
　　一上班，秘书科就有一种大祸临头的感觉。果不其然，十点来钟，科长被姜总叫了过去。不到一刻钟，科长回来了，脸青得发紫。一坐下，科长就掏出烟，一根接一根的抽。门上贴着“无烟办公室”的标牌，大家不仅不敢提醒他，而且大气也不敢出。谁都知道，科长是习惯性地在借烟“烧”愁，发泄心中的郁闷。
　　昨天，一家有相当影响的行业大报，在头版的右下角刊登了一份三百多字的读者来信。信中说，他们是我们东岩公司的用户，我们公司在售后服务过程中店大欺客，等等。今天一上班，在日本的董事长马上来电话问姜总是怎么回事，所以姜总把科长叫去训了一通。
　　这事的经过我清楚：上个星期，这家报社的一个记者拿着这封读者来信到公司来核实情况，当时公司领导很重视，由孙总亲自接待，我也参加了。孙总当时表示，我们将无条件地帮助用户解决使用过程中的问题，尽管用户提的一些条件有些过分。没过几天，报社又来人，说用户对我们的售后服务仍不满意，这次是我陪科长接待的。科长觉得报社的人似乎是在借题发挥，便直截了当地问对方打算怎么处理，需要我们做些什么配合。来人说他们会尽量做好用户的工作，云里雾里绕了一阵后，提出让我们公司在该报登一年的广告。尽管科长对这种下三滥的做法很反感，仍很客气地表示将向公司领导反映，尽快予以答复。
　　第二天公司领导开会时，科长把这个问题提了出来。当时负责财务的领导表态：第一，原则上可以同意在该报上做广告，但今年已经没有预算了，只能等到明年；第二，即使今年可以追加广告预算，也不能同意立即作广告，让人家以为我们的服务真的有问题；第三，既然报社的目的就是想拉广告，就不必这么迁就报社，等到明年再作广告。这事就这么定下来了。
　　前天，科长代表公司给报社发传真，表示：一是我们会继续与用户保持联系，改善我们的售后服务；二是公司同意在他们的报上作广告，但等过了年再说。但没想到这家报纸昨天就把用户来信给登出来了。报纸上登一封普通的读者来信，本来也不是什么大不了的事，但问题是刚刚有人在大街上当众砸奔驰车，媒体把它炒得沸沸扬扬，甚至有些惟恐天下不乱的势头……
　　不知什么时候，科长自己平静下来了，让珍妮马上与安平国际公关顾问公司的许总联系，约对方今天晚上见面，请他们帮我们公司拿个妥善处理的方案，别让其他媒体跟着火上浇油。由于许总今天安排太满，定好明天上午科长过去拜访许总。
　　今天正好是玛丽的生日，我们几个已提前几天就商量好了，今天让玛丽请客，宰她一顿。见科长郁闷了一整天，想让他高兴高兴，于是晚上我们把科长也“绑架”出来了。
　　酒过三巡，科长突然问：“你们几个有谁知道，ＳＧ这两个英文字母的缩写是什么意思吗？”
　　我们大家都没见过这个缩写。
　　“科长，ＳＧ是不是你这个秘书长ＳｅｃｒｅｔａｒｙＧｅｎｅｒａｌ的缩写？”小石突然说。
　　科长笑了。“小石猜得对，ＳＧ是我这个秘书长的缩写。不过，ＳＧ这个缩写还有一个意思。你们再猜猜。”
　　于是，大家像在联谊会上猜灯谜一样，七嘴八舌，气氛热烈，但谁也猜不出ＳＧ这个缩写的另外一个意思。
　　“我告诉你们，ＳＧ既是ＳｅｃｒｅｔａｒｙＧｅｎｅｒａｌ的缩写，也是Ｓｃａｐｅｇｏｏｔ的缩写，也就是说，秘书实际上是只替罪羊。”
　　气氛一下子沉重起来了。
　　科长说秘书是替罪羊，是有些说气话，但的确也是事实。由于市场竞争的压力越来越大，股东们的回报要求越来越高，因此，那些公司经理们也不得不提高对自己的期望值。但是，不管是主观的原因还是客观的原因，如果达不到这种期望值，他们就会有一种挫折感，就有可能要找个目标，发泄心中