忙里偷闲做女人-第16章
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：如减少劳动力，节省开支或办公空间等。
你可以选择兼职工作、在家工作、弹性或轮班的工作，也可以做个临时雇员。它们最大的优点是给女性一个选择，选择何时工作以及怎样工作的自由。你可以试着在工作与家庭间建立平衡，从而使你的事业步入正轨；你还可以省下花在交通上的时间、节省车费、午餐和服装的费用；你也可以根据自己的生物钟来安排工作，无论你是个喜欢早上工作的人还是夜猫子。另外，你的一些商务开支是可以要求免税的。还有，如果你是个母亲，你将永远在家里欢迎孩子们回来。那么，这个工作适合你吗？首先研究下面几点：
成本和利润 一些公司会为他们的兼职员工继续付医疗保险金和退休金，而另一些公司则不会。但是减除的一部分税款或许会抵消你的部分设备成本。跟你的会计师研究一下这种选择的可行性。
金钱与时间 你需要衡量一下：金钱的损失与得到更多的弹性时间相比，两者孰轻孰重。
双方应清楚工作安排 一旦你选择了兼职或轮班工作，那么就要明确你的目标：让老板知道你能做什么，你想要达成什么目标，以及这对他们会有如何的好处。双方要起草一份合同或协议书。
保持联系 如果你计划在家里从事远程办公，首先保证你可以为工作安装一条专用电话线。每周和你的老板及同事开一个电话会议，并且为自己电脑配备可靠的硬件和一个安全的网络服务商。
确保人们可以找到你 提供几条途径，便于你的同事和客户在紧急情况下联系到你——电话、电子邮件、呼机和手机。
孩子教育之五诫
从议会回到家中，给你感触最深的，不是刚才讨论了什么，而是看到两个可爱的孩子，了解到他们最关心的问题是晚上能否去跳舞。
——杰尼斯？海因斯（澳大利亚政治家）
如果你工作时，你的孩子也和你同处一室，下面这些建议可以帮你应付一下：
不要让他们打断你的电话 当我在家工作的时候，孩子们还小。我告诉他们只有流血了，才可以打扰我。你可以让他们在纸上写下自己的要求，然后递到你面前，从而你可以决定是该让他们等待，还是赶快挂了电话。
趁孩子们安静时安排重要会议或打电话 如果孩子还小，趁他们打盹的时候开会；如果孩子大了，那么就把会议安排在他们做作业的时候。
第40节：保证工作质量（2）
为学校假期提早作准备 研究一下假期如何安排照看孩子。如本地社区的课程计划、运动场馆开放的时间，还有何时去露营等。要制订一些比平时更灵活的工作方案，以便更好地照顾孩子。例如你早上和孩子一起去游泳池或沙滩了，作为回报你就应该有一个安静的下午来补上耽误的工作进度。
了解本地公共图书馆 利用图书馆资源，你会为自己省下的大量时间、金钱及东奔西跑的麻烦而惊奇。如果是为参议会提出新的可实施草案，为学校的一项工程或儿童俱乐部的计划制定项目书，那么第一站：图书馆。
让孩子们帮忙 小孩子也可以做些类似于折信、装入信封、粘上标签之类的活，或许他们还能把旧杂志和旧文件分类、装箱。对他们来说，这些是很有趣味的一项活动。
划清界限 要让孩子们知道你什么时候是在工作，什么时候是“在家里”。
保持干劲
你可能会发现这样的问题：在家工作时，没有同事之间的鼓励和竞争，你很难开始工作并保持干劲。下面教你如何克服这个障碍：
人为地创造一个在家办公的环境 把你工作的地方单独分出来，或挂上窗帘。这传达了一个明显的信号——这里不是家庭空间，它将有助于你完成工作。同时注意远离人来人往和嘈杂的地方，如厨房。
专注于你“真正的”工作 不要让家务活（一堆要洗的衣服或者是否该先去购物）分散你的注意力。尽最大努力，把基本的家务活在工作前完成，而不是拖到工作后。如果你做不到这一点，说明你并没有认真对待你的工作，反而认为家务事更重要。
首先快速处理行政事务 比如在一天重要的工作真正开始之前先回复电子邮件，或者填写时间表。
明确你什么时间有空 这点对你的朋友和家人尤为重要。他们会认为：如果你呆在家里没有真正在工作，这意味着你不介意被打扰。
分解任务 如果你是一位在家工作、刚刚做了母亲的人，这一点对你很重要。因为孩子一会打盹，一会又饿了，你并没有大块时间可供利用。
为每项工作设立期限 坚持在期限内完成任务。
知道你的底限 清楚并尊重身体发出的疲劳信号，该休息时就休息。
养成良好的小习惯 这样你一整天都会有舒适的心情。它或许是简略快速的浏览报纸，或是做15分钟的伸展运动。
巧妙的安排空间
正视你的困难，并为之付出努力。你会发现他们远没有你想像的强大。
——诺曼？维斯特？皮勒（传教士）
当你布置工作室时，思考这样两个问题：什么信息和工具你最容易获得？如何找到你已经扔掉的东西？让我们从这3个R开始——简化（Reduce），查询（Reffer），重新整理（Rearrange）。
简化 尽量扔掉没用的东西。检查每一份文件夹、书、文件、盒子和报纸，而后看一下能否把多余的纸反复利用。
参考资料和备份文档 对于那些你不再参与的项目，可以把资料提供给他人参考。如果是那些没人需要但确实有保存价值的资料呢？把它备份、装盒并贴上标签，然后放到你工作室以外的某个地方。它们应该存放在安全的地方，但无需占据你工作室的宝贵空间。
整理剩余的东西 分类的原则是：把同类的东西放在一起。把所有的参考手册集中到一起，如课程资料或教科书。收集散页的文件，属于同一文档系统的文件要订在一起，把其余的（如电话单，会议记录之类的）装订起来，有序地放入文件夹。
清理你的工作室 如果家里的东西占据了你工作室的空间，把它们移走或装箱。清空食物盒、报纸和其他垃圾。
统筹工作流程
设置你的工作流程，其方法无所谓正确或错误，对你有效的便是对的。话虽如此，这儿有一个快速、只需2分钟的测试便可以测出你的方法是否有效：如果你在两分钟内不能找出你需要的文档或物品，该是时候重新安排一下了。下面几个小提示会很有帮助：
第41节：保证工作质量（3）
保持工作室的清洁 保留你经常用到的东西，如文件盒、电脑、磁盘盒、日历、便笺等。将时不时要用的东西（马尼拉折叠机、订书机、订书钉、纸、标签等）存放在抽屉或柜橱里，而大部头的参考资料（如辞典、报告、书）应置于架子上。
面前只放你正在处理的文件 不要把不同项目的计划书扔得满地都是，也不要把信件，备忘录，或者报告放在你桌子的最上面。
检查你的文件夹 每天大概花费20分钟的时间来整理它们，对自己工作量做到心中有数；每天都要把完成的任务整理一次，并把它们分类或归档。
不要让公告板混乱 定期清除那些无关紧要的信息。自问一下：我需要这个吗？原因是什么？下一步该怎么做？
合理分配你的文具 你是否真的需要3把剪刀？不同尺寸的便贴纸以及丢在抽屉底层成打的纸夹？
电话放在桌子的右侧 削好的铅笔、钢笔和记事本也是一样。我们每一个人都曾浪费时间去找一支能用的钢笔或铅笔，却仅仅是为了记录一个电话留言。
把做好的工作放到一边 如果你这么做了，你就会发现：因为不用收拾一堆烂摊子，你节省了大量的宝贵时间。
布置你的办公桌 用的最频繁的东西应该离你最近。布置桌子的关键是物品被使用的频繁程度。
驯服纸老虎
你曾有过被纸海闷得透不过气的感觉吗？工作时，大概没有什么比手头上一大堆文书工作更令人沮丧和憋闷了。即便是最尽职尽责的人也曾有过扔掉文件的念头，但纸上一些重要的字眼阻止了这种冲动，这是常有的情况。然而，你能做的最过分的事也不过是浏览一下就放下，心里想着下次再看吧。下面教你如何打赢文件战：
立即拣选、分类、丢弃文件和打开的邮件 每天在同一时间做此事会比较好。快速的浏览每封信件、备忘录，或收到的电子邮件。如果它看起来比较重要，立刻把它装在标有“待处理”的文件夹里，或者委派给他人办理。如果是无关紧要的文件，或者是你再也不会看第二眼的信息，直接把它扔进垃圾桶。用同样的方法处理你的家庭邮件。
非正式 一个简短的手写回函或电子邮件，比写备忘录或信函快得多。或许有些重要的来函一定要保存，但一般而言，回复完的卡片或信件无需留存；圣诞节卡片也是如此。根据自己的需要更新地址簿，然后把卡片反复使用。
坚决 毫不犹豫的扔掉目录、不必要的时事通讯、通知之类的东西。
领会这3个D （Do）立刻处理它，（Delegate）委派给他人去做，（Ditch）扔掉它。
归档并找出文件
可能没有人会喜欢把文件归档。它不仅是一个枯燥的、不断重复的工作，决定一份文件该不该保留也是一件令人苦恼的事情，更别提可能还会出现辛苦了半天，却发现忘了把文件归到何处这种令人咬牙切齿的事。不过，创建绝佳的文件系统或许能改善这种状况。下面列出几点建议：
买个质量好的悬挂档案柜 把它放在方便，容易取到的地方。要知道，把收据和文档放在鞋盒里很容易导致混乱。
留出足够的时间 如果你想建立档案（或者有目的的检查），那么起码要腾出一个下午的时间来做这件事。
依秩序排列 在我看来，依字母顺序排列是最好的。在“伞”主题的字母下归档有关的文件，如所有的保证书等，登记和保险的文件可以归在字母C（Car）下。测试你的方法是否有效的标准是能否快速找回一些文件。给文件取一个可以让你立刻产生联想的名字很有必要。
用名词标注档案 例如公文、账单、支票账户、说明手册、储蓄账户、校报、税，其余的都可列为杂项。要尽量避免用日期或形容词标注档案。
按年代排序文件 增加新文档时，把日期最近的放在最前面。
把大物件存放在架子上 像报告、书籍、杂志之类的东西可以放在架子上或存档盒里，而不要将它们放在你的档案柜子里。
第42节：保证工作质量（4）
使用易认的塑料文件夹标签 用你最好的字体和精致的钢笔（铅笔易染污）写标签。并且注意，大小写混合的字体比全是大写字母容易辨认。
保持档案精简 定期清除你已丢弃产品的说明书和保证书，或过时的小册子和旧的名片
